АНОНС
Студенты московских вузов смогут выступить на Graduate-2015 и нап
ЛУЧШАЯ СТАТЬЯ
«Пятитысячники»: кто эти люди?
Элитный персонал - работа для профессионалов. База вакансий

НОВОСТИ
» XV Всероссийская конференция HR-менеджеров
» Большой форум для топ-менеджеров «Управление персоналом-2015» состоится в конце июня в Москве.
» XIV Всероссийская конференция HR-менеджеров на тему: «HR-стратегии в эпоху перемен: что позволяет компаниям и людям выживать, меняться и процветать»
» MBA25 в Москве: весь мир MBA образования на одном мероприятии
» Московский день профориентации

ВЫСТАВКИ
» XV Всероссийская конференция HR-менеджеров
» 10-я специализированная выставка по HR-менеджменту, тренингу и развитию персонала «Персонал Москва 2014»,
» Выставка HEY! – здоровье, энергия, молодость
» Персонал Москва 2014, 10-я cпециализированная выставка по HR-менеджменту, тренингу и развитию персонала
» ПРОДФОРУМ В РАМКАХ ВЫСТАВКИ ПРОДЭКСПО-2014
» Персонал Москва 2014, 10-я cпециализированная выставка по HR-менеджменту, тренингу и развитию персонала

 

Спасение от бумажной напасти



Светлана Рыбалко, руководитель направления «Кадровое консультирование» компании Coleman Services

Аутсорсинг кадрового делопроизводства – это не панацея, которая в момент избавит вас от проблем с документооборотом. Чудес не будет. Процесс перехода на новую правильную схему потребует как финансовых вложений, так и временных затрат со стороны hr-подразделения – во всяком случае, на начальном этапе взаимодействия.

Каждая компания, так или иначе, сталкивается с рисками, связанными с кадровым делопроизводством и постоянно меняющимися правилами ведения кадрового учета. Кто-то нанимает группу специально обученных администраторов, а некоторым компаниям выгоднее раз и навсегда избавиться от бумажной волокиты, передав делопроизводство на аутсорсинг. В любом случае это важное и недешевое решение об аутсорсинге документооборота требует тщательного размышления со стороны hr-службы.

Гром среди ясного неба

Любая компания, независимо от направления деятельности и численности персонала, выполняя требования трудового законодательства организует ведение кадрового учета. Этот процесс, казалось бы, четко регламентированный Трудовым кодексом, ставит перед работодателем и HR-специалистами множество вопросов. С чего начать? Какие документы при оформлении трудовых отношений являются обязательными, а какие «факультативными»? Какие риски возникнут при отсутствии надлежащей документации?

Вспомните свои ощущения, когда как гром среди ясного неба раздается звонок из Пенсионного фонда или Фонда социального страхования с известием о грядущей проверке. Приходится бросать все и в срочном порядке, утопая в море макулатуры, наводить безукоризненный порядок.

Между тем, у вас как у HR-специалиста достаточно других стратегически важных задач – подбор и расстановка персонала, ежегодная аттестация, анализ рынка, мотивация сотрудников и многое другое.

Победа здравого смысла

Сегодня многие кадровые компании предлагают услуги по ведению кадрового делопроизводства. Давайте разберемся: что более выгодно для вашей компании – сэкономить бюджет, но иметь возможные проблемы в перспективе, ожидая проверки надзорных органов? Нанять группу сотрудников с юридическим бэкграундом, в круг задач которых будет входить отслеживание и внедрение законодательных новаций? Или все-таки, руководствуясь здравым смыслом, сконцентрироваться на первоочередных задачах вашего бизнеса и пригласить провайдера на внедрение актуальной и бесперебойной системы кадрового делопроизводства? В последнем случае вам, конечно, придется заложить круглую сумму в бюджет. Это существенное обстоятельство, но, как мне кажется, если размышлять логически, – затраты с лихвой окупаются.

В таблице приведены плюсы и минусы четырех типичных способов организации кадрового делопроизводства в небольшой компании.

Провайдер отвечает за все

Приведу несколько фактов в пользу решения о передаче функции кадрового делопроизводства провайдеру.

• Если ситуация требует нестандартного подхода и быстрого решения, провайдер использует имеющийся опыт, тогда как вам придется потратить время на изучение законодательства и консультации с корпоративными юристами.

• Провайдер оказывает услугу непрерывно: никогда не болеет, не уходит в отпуск, никогда не увольняется и не подвержен профессиональным «кризисам».

• Провайдер отслеживает изменения в законодательстве и всегда своевременно проинформирует вас о них.

• Вы действительно экономите свое время и средства (подумайте о налогах, социальном пакете и других элементах мотивации специалистов).

Как это работает

Анализ & Переговоры. Когда клиент обращается в Coleman Services, мы проводим экспертизу текущего состояния кадровой документации клиента. По ее итогам мы представляем подробный отчет с описанием рисков и даем рекомендации по устранению недостатков. На этом этапе Coleman Services может определить условия Договора о сотрудничестве и его цену с учетом объема работы и особенностей вашей компании.

Если проведенная нами экспертиза выявляет большое количество недостатков и рисков, мы можем принять совместное решение об устранении недостатков и приведении кадровой документации в соответствие с требованиями ТК РФ.

Оформление & Передача дел. Далее заказчик и провайдер улаживают юридические вопросы по передаче документации и решают вопросы по подключению к информационной базе – определить этапы и сроки. Следующий шаг – прием-передача документов и начало совместной работы.

Регулярная работа. С этого момента регулярно (один раз в оговоренный период) первичная документация компании через курьера поступает в Coleman Services. Срочные задания и запросы отправляются по электронной почте. Специалист готовит кадровые документы, вносит информацию в базу данных, передает документы в бухгалтерию для расчета заработной платы, формирует папки и личные дела работников, заполняет трудовые книжки.

Часть этой работы (подготовка документации, ее регистрация, ведение базы данных, заполнение больничных листов, подготовка табеля и т.д.) выполняется удаленно (в нашем офисе). Остальная работа (подписание документов у руководителя и ознакомление с ними работников, расшивка документации по делам, заполнение карточек Т-2, трудовых книжек и т.д.) проводится специалистом Coleman Services в офисе клиента.

Накопление опыта

Работу специалиста, ведущего дела клиента, контролирует менеджер Coleman Services, ответственный за проект. Этот менеджер проводит регулярный аудит кадровой документации, если требуется, осуществляет оперативную замену специалиста и владеет абсолютно всей информацией по проекту.

Несмотря на то что схема работы по ведению кадрового администрирования у различных клиентов требует унифицированного подхода, на самом деле каждый новый проект требует от нас нестандартного подхода. Каждый клиент пополняет копилку наших знаний новым опытом. На стадии подготовки договора о сотрудничестве мы стараемся учесть все пожелания клиента с тем, чтобы переход на схему аутсорсинга был «безболезненным» для клиента.

Одно правило действует в нашей работе неизменно – мы ведем кадровую документацию таким образом, чтобы как клиенту, так и возможному нашему преемнику кадровый учет был понятен с первого дня работы.

В заключение хотелось бы сохранить объективность. Я не говорю, что выведение на аутсорсинг кадрового делопроизводства – это панацея, которая в момент избавит вас от проблем с документооборотом. Чудес не будет. Процесс перехода на новую правильную схему потребует как финансовых вложений, так и затрат вашего времени – во всяком случае, на начальном этапе взаимодействия.

Безусловно, от ошибок не застрахован никто, в том числе профессиональный аутсорсер. Только в том случае, когда ошибку совершаете вы, вам приходится нести за нее ответственность: как перед вашими работниками, так и перед инспектирующими органами. За ошибки провайдера ответит он сам, он же и потратит время на исправление ошибок и ситуации.

Но на самом деле важно понимать, что снимая с повестки дня клиента существенную часть работы, мы делаем жизнь HR-подразделения чуть более спокойной. А, как следствие, у клиента появляется возможность сконцентрироваться на решении стратегических кадровых задач.

06-04-2011 Элитный персонал, №3
Читайте свежий выпуск Элитного Персонала!

другие статьи раздела
Нервное танго: кто будет вести
Можно ли давать волю чувствам?
Они не доверяют российскому МВА

 

ваш комментарий:


 
имя
e-mail
тема
комментарий
 
 
Поиск статей  
Где:
Ключевое слово:   
 
 
 



СПЕЦИАЛЬНОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ
» Управляющий торгово-офисного центра класса «А»,
» Car Fleet Budget Analyst,
» Financial and Operations controller,
» Главный бухгалтер в строительную компанию,
» Менеджер по продажам,

МНЕНИЯ
Какая причина способна спровоцировать увольнение сотрудника в первую очередь?
Специфический стиль управления в компании
Отсутствие карьерных перспектив
Низкая зарплата
Отношения в коллективе
Нарушения Трудового кодекса
Работа.ру. Хватит на всех

Рейтинг@Mail.ru
Перепечатка материалов,
опубликованных на сайте газеты
"Элитный персонал", допускается
только с разрешения издателя
и письменного разрешения
издательства.
Сайт газеты "Элитный персонал"
© 2001—2007 ООО «РДВ-медиа-групп»
109004 Москва,
Малый Дровяной пер., 3
тел/факс: (495) 911-75-01
отдел продаж: тел (095) 961-0018
e-mail: info@e-personal.ru карта сайта